Сначала добровольная запись, потом жеребьёвка
Объявите общий дедлайн и дайте возможность отказаться без объяснений. Не включайте автоматически весь отдел. Руководителю лучше не собирать публично причины отказов: у человека могут быть финансовые, личные или религиозные основания, которыми он не хочет делиться.
После закрытия списка каждому назначают одного получателя, причём никто не дарит себе. Один организатор проверяет, что у каждого есть ровно один даритель. Если появились ограничения вроде «не соединять родственников», проверяйте их до рассылки назначений. Позднего участника нельзя просто вписать в уже разосланную схему: потребуется отдельная договорённость, иначе кто-то получит два подарка, а кто-то ни одного.
- Дата записи и дата обмена.
- Нижняя и верхняя границы бюджета, приемлемые для всей группы.
- Что входит в лимит: сам подарок; упаковка и доставка оговариваются отдельно.
- Пожелания и нежелательные категории без обязательного раскрытия личных причин.
- Контакт одного организатора для вопросов и форс-мажора.
Как собрать полезные пожелания
Просите три направления интересов и два ограничения, а не ссылку на единственную вещь, которую придётся искать любой ценой. Например: «чай без ароматизаторов, небольшие головоломки, рисунок; не нужны косметика и продукты с орехами». Даритель сможет выбрать в пределах бюджета, не превращая игру в закупку по каталогу.
Не стоит угадывать размер одежды, аромат парфюма или допустимость шуточного подарка на личную тему. Для коллег, которые мало знакомы, предпочтительны вещи без намёков на возраст, внешность и рабочие недостатки. Алкоголь также не выбирайте по умолчанию. Если команда празднует без него, свяжите обмен с программой безалкогольного корпоратива.
Сколько денег нужно организатору
Суммы ниже учебные, не рекомендация стоимости подарка. Допустим, двадцать коллег сами покупают подарки в диапазоне 800–1 200 рублей. Компания оплачивает только общую упаковку по 100 рублей и два нейтральных запасных подарка по 1 000 рублей. Организаторский бюджет составит 20 × 100 + 2 × 1 000 = 4 000 рублей. Личные покупки в эту сумму не входят.
Для удалённых участников добавьте отдельную строку доставки. Если один человек тратит половину лимита на пересылку, подарки становятся несопоставимыми. Удобнее компенсировать доставку отдельно либо выбрать общий пункт выдачи, но адрес и телефон передавать только тому, кому они действительно нужны.
Как уложить обмен в программу
| Когда | Что сделать |
|---|---|
| За 10–14 дней | Закрыть запись, проверить пары и разослать пожелания |
| За 3 дня | Лично уточнить готовность; собрать подарки удалённых участников |
| Перед встречей | Сверить двадцать получателей и двадцать подписанных пакетов |
| На встрече | Выдать подарки за 15–20 минут без обязательных речей |
| После встречи | Передать отсутствующим и удалить ненужные адреса доставки |
Двадцать выступлений по две минуты уже займут сорок минут без переходов. Если обмен — лишь часть вечера, выдавайте подарки одновременно за столами, а затем предложите желающим коротко поблагодарить. Раскрывать имена дарителей необязательно; решите это до игры, чтобы ожидания совпали.
Не фотографируйте пожелания и адресные ярлыки для общего чата. Снимки людей с подарками публикуйте с их согласия. Текст приглашения можно встроить в общую памятку о корпоративе, сохранив отдельную добровольную регистрацию.
Частые вопросы
Можно ли дарить деньги или сертификат?
Если это допускают общие правила и пожелания получателя. Для сертификата проверьте срок, доступность магазина и необходимость доплаты.
Что делать с подарком для заболевшего коллеги?
Сохранить его у организатора и лично согласовать передачу. Не перераспределять подарок другому участнику без согласия дарителя и получателя.
Обязательно ли использовать онлайн-сервис жеребьёвки?
Нет. Для небольшой группы достаточно проверенной закрытой схемы назначений. При использовании сервиса заранее оцените, какие персональные данные он запрашивает.
